Innkalling til årsmøte 24.01.19, saksliste, årsmeldninger og revidert regnskap!
Glòi inviterer til årsmøte torsdag 24. januar 2019, kl. 19.00, Halsen Skole, Stjørdal.
Velkommen til gamle og nye medlemmer!
Saksliste:
Godkjenne de stemmeberettigede
Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden
Velge møteleder, sekretær, og 2 medlemmer til å underskrive protokollen
Behandle årsberetning
Styret
Kurskomite
Sportskomite
Aktivitetskomite
Behandle revidert regnskap
Uttalelse fra revisor
Behandle innkomne forslag og saker
Fastsette medlemskontingent
Vedta budsjett for kommende år
Behandle organisasjonsplan
Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2019
Foreta valg
4. a) Årsmelding for styret i Gloi Islandshestforening 2018
Styret har i 2018 bestått av følgende personer:
Leder: Nina Ekle
Nestleder: Gurli Meyer
Kasserer: Aurora Buan
Sekretær: Rannveig Jønsson
Styremedlem: Ellen Skavhaug
Styremedlem: Pernille Pettersen
Ungdomsrepresentant: Hedda Leirvik
Vara: Inga Zahl
Medlemstall pr. 29.12.18: 105
Styret har avholdt 1 utvidet styremøte med alle komitemedlemmene, 3 ordinære styremøter og 1 medlemsmøte i 2018. I tillegg har styret og komiteene hatt nær kontakt med utstrakt bruk av meldingsgrupper og e-post.
Det nye styret tok over etter årsmøtet 27. februar i 2018.
Vi kom sent i gang med drift av året, og en del faste arrangementer som Glòi har tradisjon på å avholde var ikke planlagt. Terminlisten var heller ikke publisert. Vi startet derfor opp med et tidlig møte hvor alle styremedlemmer og komitemedlemmer møttes for en idedugnad i forhold til planlegging av aktiviteter og hvordan/hva vi skulle ha fokus på. Vi ønsket også sette oss noen mål i forhold til hva vi skulle ha fokus på dette året.
Vi ble enige om at rekrutteringsarbeid og synlighet på arrangementer og mer utstrakt bruk av hjemmesiden/facebooksiden er viktige områder for styret å ta tak i. Og at terminlista måtte på plass umiddelbart.
Vi ønsket også få i gang en spørreundersøkelse ut til medlemmene, fordi det er viktig å prøve å ha arrangementer som våre medlemmer ønsker.
Avholdte arrangementer i 2018:
Klubben har avholdt 2 uoffisielle stevner og 2- C-stevner, på Verdal,i Hegra og på Jonsvatnet. 113 ekvipasjer har startet.
10 ridekurs i Trondheim, Verdal, Skogn og Jonsvatnet.
2 fellesturer ved Kyllobakkan i Hegra og på Gamle Kongeveg i Verdal.
For mer detaljer om disse arrangementene henvises til årsmeldingene til de ulike komiteene.
På forrige årsmøte ble det bestemt at det skulle satses mer på rekruttering og barn og unge i Glòi. Det ble også vedtatt at et større beløp av budsjettet skulle kunne brukes på dette arbeidet. Aktivitetskomiteen og nestleder fikk ansvaret for dette viktige arbeidet. Aktivitetskomiteen sammen med kurskomiteen og flere andre har derfor arrangert 2 meget vellykkede rekrutthelger hos Stall Gjervan, Jonsvatnet med 13 deltagere og hos Anne Martine Eggen, Verdal med 18 deltakere. Deltakerne var i aldersgruppen 8-14 år. Alle fikk tilbud om felles overnatting og alle måltider ble inntatt i fellesskap. Det var mulighet til å delta med egen hest, eller låne hest. Aktiviteter var ridetimer, felles rideturer, pussing av utstyr, pussing og stell av hest osv. Dvs. noe for enhver med interesse for tema hest. Styret er meget fornøyd med at så mange deltok, og at det var så mange som var med og hjalp oss med disse arrangementene. En stor takk til alle. Dette ønsker styret å videreføre neste år.
Klubben har vært representert med 3 ryttere på NM i Grimstad sommer: An-Magritt Morset Hegstad med Diva og Hlekkur i senior, Eline Bengtsen med Pistill i ungrytter og Hedda Moldestad med Kollbein i barneklassen. Alle 3 fikk gode resultater, og vi gratulerer An-Magritt med to flotte 7. plasser i T1 og F1, Eline med en 3. og 6. plass i V1U og T2U, og Hedda med en 3. plass i T7 barn. I tillegg ble Eline, med bakgrunn i de gode NM-resultatene, tatt ut på landslaget til Nordisk Mesterskap i Sverige. Her red hun seg til 2 A-finaleplasser. Hun ble også nominert som en av 3 ryttere til årets ungrytter i NIHF. Vi gratulerer så mye!
I høst har styret arrangert et åpent medlemsmøte på Stjørdal med tema: Trening av hest, fra unghest til ridehest. En meget engasjert Erik Andersen var foredragsholder. Vi er meget godt fornøyd med at vi hadde et oppmøte på 50 stk. Hyggelig var det at flere som ikke er medlemmer også møtte opp. Håper vi får se dere som medlemmer neste år.
Vi har også hatt fokus på å få satt opp ei terminliste for 2019 nå allerede før jul, slik at våre medlemmer kan se hva styret vil arbeide med neste år.
Leder har representert Glòi på NIHFs årsmøte og lokallagsmøte på Gardermoen.
På NIHFs lokallagsmøte i oktober skisserte leder Even Hedland at NIHF i fremtiden vil ha en enda tettere tilknytning til Norges Rytterforbund, og i den forbindelse ses det på muligheter for at vi skal benytte oss mer av deres tjenester. Og at det vil ligge flere muligheter for økonomisk støtte for islandshestlagene i dette samarbeidet. Styret i Glòi bør derfor jobbe videre med et tettere samarbeid med rytterkretsen i Trøndelag.
Økonomisk har vi gått med et underskudd. Årsmøtet i fjor vedtok et budsjett med et underskudd på kr 35.000,- Vi har gjort opp regnskapet med et underskudd på kr 38.182 inklusive finanskostnader. Litt av poenget med å budsjettere med et underskudd i fjor var å bruke større ressurser på rekruttering og barn og unge. Det største avviket på budsjettert beløp er på C-stevnene.
Vi vil tilslutt takke alle som har bidratt på de ulike arrangementene som Gloi har hatt i 2018. Vi er avhengige av den dugnadshjelpen som medlemmer og andre bidrar med for å opprettholde aktivitetsnivået. Dette gjelder også alle som gjør en god jobb i de ulike komiteene.
Vi ser fram til et nytt år med stor aktivitet og håper at vi møter mange av våre medlemmer i løpet av året som kommer.
For styret i Glòi Islandshestforening
Nina Ekle
4. b) Årsmelding kurskomitéen 2018
Kurskomitéen i år:
Anne Martine Eggen
Marthe Tronrud
Pernille Pettersen, leder
Leder i styret Nina Ekle.
Vi i kurs komiteen har prøvd å øke kursaktiviteten i år, det har vært stor interesse for kurs og fulle kurs med venteliste. Vi ønsker også å ha fokus på våre rekrutter og skal fortsette på nyåret og arrangere rekrutt kurs for dem. Både på Verdal og Gjervan samt sommerleir i sommer. Vi skal også fortsette med Thomas kurs etter jul. Vi har planer om to helger til med Disa på nyåret, disse datoene er noe uklare og det har vært utfordringer med planlegningen. Vi vil vurdere andre alternativ om dette ikke går i orden, men vi vil fortsette å ha kurs på Innherred også. Vi vil prøve å spre kursene slik at flere får mulighet til å delta. Vi har som mål og ha et variert kurstilbud som passer for alle, gammel som ung, turrytter og konkurranserytter og spred i Trøndelag.
Vi har arrangert 11 kurs i 2018, der et ble avlyst pga. for få deltagere.
Aktivitet i 2018:
21-22 april Thomas kurs Trondheim hos Nina Ekle. 10 deltagere
15- 17 juni Rekruttleir Gjervan 13 deltagere. Hallvard Steien instruktør.
11-14 august Kurs med Sissel Tveten i Ongdal, 11 deltagere.
18-19 august Rekruttleir Verdal hos Anne Martine Eggen, 18 deltagere. Pernille Pettersen instruktør.
22- 23 september Thomas kurs i Trondheim hos Nina Ekle med 10 deltagere med venteliste
28-30 september Voksenhelg i Stugudal, avlyst pga få deltagere.
06.oktober Dagskurs Pernille Pettersen på Mære, 4 deltagere.
03-04 november Thomas kurs i Trondheim hos Nina Ekle med 10 deltagere med venteliste.
10 november Rekrutt kurs, dagskurs på Gjervan i Trondheim. 7 deltagere
17-18 november Erik kurs i Trondheim hos Nina Ekle med 10 deltagere med venteliste.
1-2 desember Disa kurs på Valum, 10 deltagere
Vi vil takke til alle som har bidratt og hjulpet til. Takk for lån av anlegg til Nina Ekle, Anne Martine Eggen og Ingjald Åm. I tillegg takk til Gry Tveten som har tatt ansvar for Sissel kurs og er alltid behjelpelig med gjennomføring av kurs nord i Trøndelag. Og takk til Nina Ekle som har gått inn i kurskomiteen.
På vegne av kurskomitéen
Pernille Pettersen
4. c) Årsmelding sportskomite 2018
Sportskomiteen har i år bestått av;
Ellen Skavhaug (leder)
Anja Bjerkli
Torunn Nordvik (halvt år)
Vi har arrangert 4 stevner, 2 treningsstevner ble avlyst pga manglende deltagere.
Vinterstevne, februar, uoffisielt, Hegra
Treningsstevne mars, uoffisielt, Jonsvatnet
Kveldsstevne, mai, C-stevne, Hegra
Klubbmesterskapet, juni, C-stevne, 2 dagers, Verdal
Vinterstevne ble annonsert som et C stevne, da to av dommerne måtte melde frafall på kort varsel, ble stevne gjennomført som et uoffisielt treningsstevne. KM skulle egentlig vært arr siste helga i april på Hegra, dette sto tidlig på terminlista, når NIHF valgte å arr NM i gædinga denne helga, ble det bestemt å flytte KM til sommerstevnehelga.
Til sammen har det vært 112 ekvipasjer som har startet på stevnene i løpet av sesongen.
I tillegg til kvalifiserings klasser, har det på flere stevner blitt gjennomført lett/rekrutteringsklasser, barneklasse og leieklasse, og flaggritt og trail.
Vi har benyttet 8 ulike dommere.
I tillegg til medlemmene i sportskomiteen har vi hatt mange gode hjelpere til gjennomføre stevnene, ingen nevnt ingen glemt. Tusen takk for all hjelp som vi er helt avhengige av.
På vegne av sportskomiteen
Ellen Skavhaug
4. d) Årsmelding fra aktivitetskomiteen 2018
Aktivitetskomiteen i året 2018 har bestått av Ingrid Skjærvold, Marte Finseraas, Trine Helbostad og Inga Zahl som leder.
Aktivitetskomiteen har igjennom året arrangert to rekruteringshelger for barn og unge, samt to dagsturer for alle i alle aldre.
Det ble i år bestemt at det skulle settes av midler for å kunne arrangere et tilbud for barn og unge i regi av Glòi. Dette ble utført i form av rerutteringshelger, hvor det ble aktiviteter, ridning og bespisning i felleskap, med fokus på trivsel og hest.
Første helg var 16-17 juni, og ble holdt på Gjervan i Trondheim, hos Ingjald Åm. Det ble ei helg med stor suksess. Instruktør denne helga var Hallvard Kjøllmoen Steien, kjent fra Kvistli og islandshestaktiviteter der.
Det tok ikke lang tid fra påmelding startet, til alle plassene var fulle, og venteliste ble skrevet. Dermed fikk 13 spente barn og unge ei minnerik helg, med variert aktivitet sammen med jevnaldrende, og hesteinteresserte unge. Dette innenfor trygge rammer med foreldre og hjelpere.
For å spre aktivitet ut i Glòi - land, så ble den andre helgen arrangert 18-19. august, på Verdal, hos Anne Martine Eggen. Instruktør denne helga var Pernille Pettersen, medlem og B- instruktør i Glòi.
Også denne helga ble det rift om plassene, og det endte til slutt opp med 18 barn og unge, representert fra store deler av Trøndelagsfylkene.
Det er veldig artig og se at så mange unge er interessert i å være med på aktiviteter som omhandler islandshesten. Det lover godt for videre aktivitet i foreningen.
Da det har vært lav respons på flerdagsturer di siste årene, så ble det bestemt å kun arrangere dagsturer i regi av Glòi i år.
Det ble da arrangert en tur nord i Trøndelag, og en mer midt i Trøndelag.
Den første turen gikk i starten av august, via den gamle kongeveg med start fra Ådalsvolden i Verdal, og inn til Svenskegrensa. Der var det 12 ekvipasjer som stilte med godt humør og matpakke.
En måned etter første tur, ble den andre turen avholdt. Den tok utgangspunkt fra Kyllobakkan i Hegra, og gikk inn til ei seter i området. Det var 7 blidspente, ekvipasjer som var med på denne turen.
Takk for ett innholdsrikt år, med godt gjennomførte aktiviteter og godt oppmøte av både medlemmer og mulige nye medlemmer, vi ser fram til ett nytt år med flere aktiviteter sammen med trivelige folk og hester.
På vegne av aktivitetskomiteen
Inga Zahl
5. Revidert Regnskap
Revidert regnskap ligger under fanen "sakspapirer- Årsmøte 2019,revidert regnskap".
5. a) Uttalelse om årsregnskapet
Vi har revidert årsregnskapet for Glòi Islandshestforening.
Årsregnskapet for regnskapsåret 2018 viser et underskudd på -36359,26kr
Vi har utført følgende revisjonsbehandling:
Vi har vurdert om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med NIF´s regnskaps- og revisjonsbestemmelser, herunder om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med bestemmelsene.
Konklusjon:
Vi har ikke avdekket noen feil eller mangler i regnskapet.
Trondheim/15.01.19
Sunniva Løvlien
Jan Magnus Bragstad
6. Innkomne saker
Ingen innkomne saker
7. Fastsette medlemskontingent
Kontingent
Styrets forslag er å beholde nåværende kontingenten for hoved
- og familiemedlemmer.
Hovedmedlem:
Det beløpet som NIFH fastsetter i mars og som går til NIHF (inkl. islandshest forum) + kr 150 som er kontingent til Gloi + kr 25 som er kontingent til idrettskretsen.
Familiemedlem:
Det beløpet som NIFH fastsetter i mars og som går til NIHF (inkl. islandshest forum) + kr 100 som er kontingent til Gloi + kr 25 som er kontingent til idrettskretsen
8. Vedta budsjett for kommende år
Forslag til Budsjett 2019.
Styrets forslag er å sette av 20.000 til rekrutter i 2019, vi vil fortsette å jobbe videre med rekrutt. Dette vil vise til et lite underskudd i 2019 også fordi vi ønsker å bruke våre ressurser på rekruttene og håper dette kan ha en økning i medlemmer og aktivitet som vil gi en langsiktig gevinst for klubben)
Dette er tall tatt med utgangspunkt i forventede utgifter og inntekter 2019.
Så forventet underskudd 2019 kommer til å ligge på minus 4.250,-
9. Behandle organisasjonsplan for Glòi Islandshestforening
Glòi Islandshestforening ledes av et styre, bestående av 5 medlemmer og to varamedlemmer: a. Leder velges for 1 år b. Nestleder velges for 2 år (partallsår) c. Sekretær velges for 2 år (oddetallsår) d. Kasserer velges for 2 år (partallsår) e. Medlem velges for 2 år (oddetallsår) f. Medlem velges for 2 år (partallsår) g. Varamedlem velges for 1 år Instruks for styret 1. Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndighets vedtak og bestemmelser. 2. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. (utover §15) 3. Administrere og føre nødvendig kontroll med Glòi IHF’s økonomi i henhold til de for idretten til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser. 4. Representere klubben utad. Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. Glòi IHF forplikter seg til å sende årsrapport til NIHF ́s styre, samt melding til idrettskretsen på oppfordring. To revisorer Valgkomitè bestående av; Leder 2 medlemmer velges for 2 år (1 på valg hvert år) 1 varamedlem velges for et år Instruks for valgkomité Valgkomitéen skal søke og finne de best egnede personer til de forskjellige tillitsverv i styret og komitéer. Kandidater skal være forespurt og klare i god tid før årsmøtet. Komitéens innstilling skal offentliggjøres sammen med årsmeldingen. Representant til Nord-Trøndelag Rytterkrets’s ting. velges for 1 år. Representanten bør velges blant styrets medlemmer, fortrinnsvis leder eller nestleder. Representanter til ting og møter i de organisasjoner foreningen er tilsluttet. Representanter til Norsk Islandshestforening sitt årsmøte bør blant andre bestå av styrets medlemmer, fortrinnsvis leder eller nestleder. Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, § 11, pkt 9. Jfr loven skal det ved valgene velges representanter fra begge kjønn. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen i foreningen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn. I grupper råd og utvalg mv som består av to eller flere representanter skal begge kjønn være representert. Valgene skjer etter bestemmelsene i NIF’s lov §2-11. Glòi har i tillegg følgende komitéer: Kurskomité Består av 3 personer og ledes av et fast medlem i styret (fast medlem). Instruks for kurskomité Kurskomiteen har ansvaret for at det legges fram for styret forslag til kurs som gir et allsidig tilbud til medlemsmassen. Kurskomiteen skal sørge for instruktører til kurs og har ansvar for å arrangere kursene i Glòi`s regi Foran hvert kurs skal det legges fram for styret et kursbudsjett som må godkjennes av styret. Styrets kasserer har det økonomiske ansvar for kurset og utarbeide rutiner for dette. Komiteen utarbeider årsmelding til styret i Glòi. Sportskomité Består av 3 medlemmer, hvorav et av medlemmene er et fast medlem i styret (fast medlem). Sportskomiteen konstituerer seg selv. Instruks for sportskomité Sportskomite en har ansvaret for at det legges fram for styret forslag til stevner som gjenspeiler medlemsmassens sportslige nivå. Sportskomiteen skal sørge for dommere til stevner og har ansvar for å arrangere sportslige stevner i Glòi`s regi. Foran hvert stevne skal det legges fram for styret et stevnebudsjett som må godkjennes av styret. Styrets kasserer har det økonomiske ansvar for stevnet og utarbeider rutiner for dette. Komiteen utarbeider årsmelding til styret i Glòi. Aktivitetskomitè Består av 3 personer og ledes av et medlem i styret. Instruks for aktivitetskomité Aktivitetskomiteen skal være ansvarlig for andre arrangement som ikke inngår i kurs- og sportskomiteen. Her kan nevnes: Unghestskue, høstleir, medlemsmøter, Glòi -tur, etc. Komiteen utarbeider årsmelding til styret i Glòi. Foran hvert arrangement skal det legges fram for styret et budsjett som må godkjennes av styret. Styrets kasserer har det økonomiske ansvar for arrangementene og utarbeider rutiner for disse. Komiteen utarbeider årsmelding til styret i Glòi.
10. Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2019
Gloi - Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2019
Valgkomiteen har bestått av:
Gry Tveten Aune
Kari Dalen
Sri Aas
Medlem
mene i komiteen har kommunisert på Messenger underveis i arbeidet. Komiteen har også vært i kontakt med dagens styre for å lytte til erfaringer fra siste års styrearbeid. Klubben er inne i en god fase og mange er interessert i å bidra til aktiviteter i klubben.
Vi foreslår å fortsette med leder for aktivitetskomiteen som styrets varamedlem, med fast deltakelse på styremøtene. Dette betyr samtidig at nestleder i styret kun har nestlederfunksjon. En slik løsning videreføres da fra 2017 og 2018.
Dersom styret vurderer å se på organisasjonsplanen i det kommende året har valgkomiteen gjort seg noen tanker: For eksempel gjøre dagens vara (leder av aktivitetskomiteen) til fast medlem av styret og heller la hver komiteleder oppnevne en vara fra sin egen komite dersom leder selv ikke kan møte. Da vil medlemmene i komiteene også få trening i styrearbeid og dette vil kunne forenkle rekrutteringen til styret. Det vil også være en fordel for kontinuiteten i komiteene at det er fire medlemmer. Dette vil også fordele arbeidet på flere. Dette er kun noen tanker fra valgkomiteen som styret kan ta med seg inn i arbeidet i 2019.
Forslag til valg styret:
Leder: Aurora Buan (1 år)
Nestleder: Gurli Meyer (ikke på valg)
Sekretær: Rannveig Jønsson (2 år)
Kasserer: Nina Ekle (1 år)
Medlem: Ellen Skavhaug (2 år)
Medlem: Pernille Pettersen (ikke på valg)
Varamedlem: Anja Bjerkeli (1 år)
Ungdomsrepresentant: Ingrid Skjervold (2 år)
Sportskomite:
Leder: Ellen Skavhaug (2 år)
Medlem: Anne Martine Eggen (2 år)
Medlem (kioskansvar): Anne Wullum Aasbakk (2 år)
Medlem: Maren Othilie Størset (1 år)
Kurskomite:
Leder: Pernille Pettersen (ikke på valg)
Medlem: Malin Kristine Austnes (2 år)
Medlem: Marthe Linnea Tronrud (ikke på valg)
Aktivitetskomite:
Leder: Anja Bjerkeli (2 år)
Medlem: Trine Helbostad (ikke på valg)
Medlem: Signe Elise Johansen Tyholt (2 år)
Medlem: Eva Olsø (2 år)
Medlem: Marte Finserås (ikke på valg)
Revisor 1: Dagfinn Krog (1 år)
Revisor 2: Kristine Woldseth Thorstensen (2 år)
Valgkomiteen velges av styret. Det er minimum to ledige plasser i valgkomiteen.
Gry Tveten Aune (kan fortsette)
Medlem (ledig plass)
Medlem (ledig plass)
På vegne av valgkomiteen
Gry Tveten Aune
