Årsmøte i Gloi 30 januar 2020

Glòi inviterer til årsmøte torsdag 30. januar 2020, kl. 19.00, Halsen Skole, Stjørdal.

Saksliste

1. Godkjenne de stemmeberettigede 2. Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden 3. Velge møteleder, sekretær, og 2 medlemmer til å underskrive protokollen 4. Behandle årsberetning 4.1 Styret 4.2 Kurskomite 4.3 Sportskomite 4.4 Aktivitetskomite 5. Behandle revidert regnskap 5.1 Uttalelsene fra revisor 6. Behandle innkomne forslag og saker 6.1 Endring av organisasjonsplanen 1. Sportskomite; flere medlemmer med tilknytning til de ulike delene av fylket. 2. Aktivitetskomite; Leder av aktivitetskomiteen til fast medlem av styret, og en vara for hver komiteleder som kan møte på styremøter om komiteleder er forhindret i å møte. 7. Fastsette medlemskontingent 8. Vedta budsjett for kommende år 9. Behandle organisasjonsplan 10. Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2020 11. Foreta valg

4. 1) Årsberetning styret i Gloi Islandshestforening 2019

Styret har i 2019 bestått av følgende personer:

Leder: Aurora Buan

Nestleder: Gurli Meyer

Kasserer: Nina Ekle

Sekretær: Rannveig Jønsson

Styremedlem: Ellen Skavhaug (leder sportskomite)

Styremedlem: Pernille Pettersen (leder kurskomite)

Ungdomsrepresentant: Ingrid Skjervold

Vara: Anja Bjerkli (leder aktivitetskomite)

Medlemstall pr. 29.12.19: 112

I 2019 har styret holdt 4 ordinære styremøter. I tillegg har vi hatt god kontakt over ulike medier slik som meldingsgrupper og e-post, noe som har fungert fint. Føler styret har vært et selvdrevent styre, der alle vet sine oppgaver og følger opp det som skjer i klubben. Det nye styret tok over etter årsmøtet 24.januar 2019. Dette styret inneholder flere av de som satt i styret for 2018, så det ble en fin overgang og vi hadde innarbeidede rutiner på plass.

Etter årsmøte hadde vi ganske raskt et styremøte der vi gikk gjennom aktiviteter for det kommende året, og hva vi skulle fokusere på. Vi ønsket hovedsakelig å fortsette den gode trenden i klubben med aktiviteter og tilbud for alle, med prioritert fokus på rekruttering slik som i 2018. Terminlisten var allerede på plass, så her var det kun snakk om gjennomførelser av aktivitetene, og hvordan vi skulle nå ut til våre medlemmer.

Avholdte arrangementer i 2019:

Klubben har avholdt 3 C-stevner, fordelt på Verdal, Hegra og Melhus. 5 ridekurs og 2 rekruttkurs fordelt på Trondheim, Verdal og Jonsvatnet. En dagstur fra Lånke og Hestehåndteringskurs med Bjørn Kjersem på Jonsvatnet. På hestehåndteringskurset med Bjørn Kjersem var det 15 deltakere, dette var meget populært blant de påmeldte og vi har fått flere tilbakemeldinger på at det ønskes lignende kurs i fremtiden.

Vi har planlagt og forsøkt å avholde flere ulike arrangementer, men de har blitt avlyst på grunn av for liten deltakelse, slik som kurs med Gry Nergård (Ryttercoaching), dagstur (Den gamle Kongevei) og unghestsskue i Meråkerfjell Ridesenter. Voksenhelg i Meråker var ett godt tilbud til våre medlemmer, der Meråkerfjell Ridesenter hadde satt sammen en veldig fin pakke for de som ønsket å delta. En faktor for at dette ikke ble gjennomførbart kan være at det ble lagt tett på Fjellfestivalen i regi av NIHF og Kvistli, som gjorde at medlemmer måtte velge blant tilbudene. Dette vil styret se på videre til neste år.

For mere detaljer om disse arrangementene henvises det til årsberetningene fra de ulike komiteene.

Under forrige årsmøte ble det bestemt at vi skulle fortsette arbeidet med rekruttering av barn og unge. Det ble det også vedtatt at et større beløp av budsjettet skulle settes av til dette formålet. Ansvaret for rekrutteringen falt på aktivitetskomiteen slik som i 2018. Aktivitetskomiteen har arrangert to meget vellykkede rekrutthelger hos Stall Gjervan, Jonsvatnet og hos Anne Martine Eggen, Verdal. Rekrutthelgene besto av deltakerne i ulike aldre der alle fikk tilbud om felles overnatting og alle måltider ble inntatt i felleskap. Aktiviteter under helgen var ridetimer, pussing av utstyr, gjøre hverdagslige gjøremål i stallen og aktiviteter med og uten hest. Dette er en helg som handler om samhold, noe som passer for alle som har interesse for hest. Styret er veldig fornøyd med at så mange barn ønsker å benytte seg av tilbudet vårt. En stor takk til alle som var med og hjalp til slik at helgene ble vellykket gjennomført.

Under NM 2019 på Biri så var klubben representert med 7 ryttere:

Anne Stine Haugen med Draumur fra Høje Sandbjerggård, Eline Bengtsen med Pistill frá Litlu-Brekku, Maria Digre med Lukas fra Stugudal, Julie Meyer Nielsen med Thvengur fra Åsvin og Anne Lea Olsø med Lordi fra Bergli.

Vi var også så heldige at vi hadde to barneryttere som ønsket å representere Gloi under NM: Maia Persen med Hrafntinna fra Blesastödum 1A og Hedda Moldestad med Kolbeinn fra Skjalg.

Alle 7 rytterne fikk gode resultater, gratulerer så mye til alle. En ekstra bemerkning til Eline Bengsten, som på slutten av helgen ble tatt ut til å representere Norge under VM i Berlin.

I 2019 har leder representert klubben på NIHFs årsmøte og lokallagsmøte på Gardemoen. På lokallagsmøte deltok også ungdomsrepresentant.

På lokallagsmøtet i oktober ble det lagt frem flere endringer, blant annet Sportsfengur som skal overta for Sporti og Klubb.admin. Gjennomgang av strategiplanen 2020-2024; her ble det gjennomgått forsalg og revidering av forslag. Her har klubben administrative oppgaver å følge for 2020, noe kommende styre må gjennomføre. Det vil bli endringer for hvordan det skal faktureres og gjennomføres stevner osv. Ny landslagsledelse med Anne Pedersen og Rune Svendsen, og rekrutt og elitelag ble utvidet. Rekruttlaget endret navn til U23 (opp til 23 år) der formålet skal være å fange opp de som faller utenfor elitelaget. Anne Stine Haugen er tatt ut til elitelaget og Eline Bengsten er tatt ut til U23. Gratulerer med gode prestasjoner.

Vi har hatt fokus på å få satt opp en terminliste for 2020 allerede før jul, slik at våre medlemmer kan se hva som skjer fremover. Håper at dette resulterer i at vi får gjennomført det vi ønsker å tilby våre medlemmer i klubben; ett bredt og variert tilbud!

Regnskapet 2019 har gått med ett overskudd. Under årsmøtet i fjor ble det budsjettert med et underskudd på 4.250,- Vi har nå gjort opp regnskapet med et overskudd på 57.630,89,- inklusive finanskostnader. Årsaken til å budsjettere med underskudd var fortsettelse på vår satsning på rekruttering av barn og unge. Den største inntektskilden i 2019 var stevner og kurs. I 2019 var søkte vi også ulike midler til støtte for barn og unge.

Vi vil tilslutt takke alle som har bidratt på de ulike arrangementene som Gloi har hatt i 2019. Vi er en dugnadsklubb som er avhengige av at medlemmer bidrar for å få ulike aktiviteter gjennomført, dette bidrar også til økt aktivitetsnivå som er bra for klubben.

Tusen takk for god innsats i 2019, vi gleder oss til 2020!

For styret

Aurora Buan

4. 2) Årsberetning Kurskomite 2019

Kurskomitéen i år:

Malin Austnes

Marthe Tronrud

Pernille Pettersen, leder

Det har vært mye kurs i Gloi dette året, vi har hatt Thomas Larsen og Ingeborg Bjørk Steinsdottir i tillegg til aktivitetskomiteens kurs, som blant annet har hatt rekruttleir. Det har vært stor interesse for Thomas kurs, spesielt på vårparten med ventelister. Det har vært varierende interesse for Ingeborg men kursene har blitt gjennomført og årets siste med 11 deltakere. Noen utfordringer i år har vært at de fleste kursene er hos Nina Ekle i Trondheim, plasseringen og anlegget der egner seg godt for kurs men det har da blitt mer jobb for enkelte i kurskomtien og Nina selv. Videre vil vi ha dette i bakhodet og legge kursene mer spredt. Det er også en del private kurs som man må tenke på i forhold til planlegging, datoer, geografisk plassering og hvor stort markedet er for kurs.

Vi fortsetter med Thomas Larsen og Eyjolfur Thorsteinsson til våren 2020. Vi i kurskomiteen har som mål og ha et variert kurstilbud som passer for alle, gammel som ung, turrytter og konkurranserytter, som også er spredt i Trøndelag.

Vi har arrangert 6 kurs i 2019, der ett ble avlyst på grunn av dobbelbooking fra instruktørens side.

Kurs i 2019:

12-13 januar Thomas Larsen kurs i Trondheim hos Nina Ekle, 10 deltakere.

16-17 Mars Thomas kurs i Trondheim hos Nina Ekle, 10 deltakere.

14-15 september Thomas kurs i Trondheim hos Nina Ekle, 10 deltakere.

12-13 oktober Ingeborg Bjørk Steinsdottir i Trondheim hos Nina Ekle, kurs 8 deltakere.

2-3 november Thomas kurs avlyst på grunn av Thomas opptatt.

30 november – 1 desember Ingeborg Bjørk Steinsdottir i Trondheim hos Nina Ekle, 11 deltakere.

Vi vil takke til alle som har bidratt og hjulpet til med kurs. Vi er glade for alle som stiller med kake, sosialt samvær og hjelper til der det trengs. Takk for lån av anlegg til Nina Ekle, som også har vært en viktig hjelp for oss i kurskomten.

På vegne av kurskomitéen,

Pernille Pettersen, leder av kurskomiteen

4. 3) Årsberetning Sportskomite 2019

Sportskomiteen har i år bestått av;

Ellen Skavhaug (leder)

Anne Martine Eggen

Maren Størset

Vi har arrangert 3 C-stevner, som er kvalifiserende. Et planlagt treningsstevne ble avlyst på grunn av liten interesse.

Nyttårstølt, januar, C-stevne, Øya Videregående skole

Klubbmesterskapet, april, C-stevne, 2 dagers, Hegra

Sommerstevne, juni, C-stevne, 2 dagers, Verdal

Nytt av året var arrangementet av C-stevnet ”nyttårstølten” i januar på Øya Videregående skole. Stor deltagelse fra egen og andre naboklubber. Øya var et fint sted å arrangere på, veldig god hjelp av elever og hestelærere på skolen til gjennomføringa, mot at de sto for kiosken og salget der. Klubbmesterskapet ble igjen arrangert i slutten april på Hegra. Her er alle fasiliteter på plass og mange gode hjelpere før, under og etter stevne. Sommerstevnet på Verdal begynner å bli en hyggelig tradisjon, flott anlegg hvor vi kommer til dekket bord. Mange av deltagere overnatter så helga blir fylt med gode rideprestasjoner, hesteprat og høy sosial faktor igjennom hele helga.

Til sammen har det vært 171 starter på stevnene i løpet av sesongen.

I tillegg til kvalifiserings klasser, har det på flere stevner blitt gjennomført lett/rekrutteringsklasser, barneklasse og leieklasse, og flaggritt og trail.

Vi har benyttet 8 ulike dommere.

I tillegg til medlemmene i sportskomiteen har vi hatt mange gode hjelpere til å gjennomføre stevnene, ingen nevnt ingen glemt. Tusen takk for all hjelp som vi er helt avhengige av.

På vegne av sportskomiteen

Ellen Skavhaug

4. 4) Årsberetning Aktivitetskomite 2019

Aktivitetskomiteen 2019 har bestått av følgende:

Anja Bjerkli (leder)

Marte Finseraas

Eva Andersen Olsø

Signe Elise Johansen Tyholt

Trine Helbostad

Aktivitetskomiteen har gjennom året gjennomført en god del aktiviteter. Noen ble gjennomført med stor suksess, mens andre måtte avlyses pga for få deltakere.

I likhet med året før har rekruttleir og rekruttsamlinger vært populært. Dette lover godt for framtiden til Gloi!

Vi har prøvd oss på å arrangere ei voksenhelg ved Meråkerfjell ridesenter, med fokus på turridning og sosialt samvær. Denne ble avlyst på grunn av for få påmeldte. Vi har også arrangert en dagstur i Verdal som ble avlyst og en dagstur i Lånke som ble gjennomført. Her har det vært deltakere både fra klubbens medlemmer og andre hesteglade mennesker.

I år ble det planlagt unghestskue i regi av Gloi. Denne ble også avlyst på grunn av for få deltakere. Det ble gjennomført kurs i hestehåndtering med Bjørn Kjersem i Trondheimsområdet. Et lærerikt kurs med teori den første kvelden, og deretter demonstrert av Bjørn de neste dagene. Her hadde vi 15 ivrige deltagere.

Vi har gjennomført flere aktiviteter med tanke på rekruttene våre. Rekruttleir har vært gjennomført med fokus på både ridning og sosiale aktiviteter. I år har vi brukt Pernille Pettersen og Jannike Nørkov som instruktører for disse helgene. Her har det vært stort engasjement fra både deltakere og dyktige hjelpere. Takk for god hjelp til alle involverte.

2.februar – Rekruttsamling med Pernille Pettersen, Gjervan 9.februar – Kurs med Gry Nergård (avlyst) 10.februar – Rekruttsamling med Pernille Pettersen, Verdal 1.mai – Dagstur, den Gamle Kongevei, Verdal (avlyst) 29.-30.juni – Rekruttsamling, Gjervan – 8 deltagere 24.-26.august – Rekruttsamling, Verdal – 8 deltagere 12.oktober – Dagstur Lånke – 6 deltagere 19.oktober – Unghestskue, Meråker (avlyst) 25.-27.oktober – Hestehåndteringskurs med Bjørn Kjersem, Gjervan – 15 deltakere

Vi aktivitetskomiteen takker for et fint 2019, og gleder oss til enda flere hesteaktiviteter i 2020!

På vegne av aktivitetskomiteen

Anja Bjerkli

5. Behandle revidert regnskap

Resultatrapport

Glói Islandshestforening

993621765

Gjelder periode: 01.01.2019 - 31.12.2019

Note 1:

Ved utgangen av 2018 sto UB på Sparekonto Danske Bank til kr 272 567,79.

Ved bytte av regnskapssystem ble IB 2019 ved en inkurie ført til 271 076,87, som er beløpet minus påløpte renteinntekter for 2018.

Dette er korrigert ved å bokføre de manglende renteinntektene fra 2018 ved eget bilag i 2019.

Dette medfører at summen på konto 8040 "renteinntekter" på regnskapet for 2019 viser kr.1596,23 for mye. Resultatet er korrigert i regnskapet, og vil i regnskapssystemet for 2020 gi riktig IB.

Nina Ekle, kasserer

5. 1 Uttalelse fra revisor

6. Innkomne saker

Endring av organisasjonsplanen
Organisering av sportskomite; endrer til at komite kan tilknytte seg flere enn 3 medlemmer
Valgkomiteen ønsker å gjøre dagens vara (leder av aktivitetskomiteen) til fast medlem av styret og heller la hver komiteleder oppnevne en vara fra sin egen komite dersom leder selv ikke kan møte. Da vil medlemmene i komiteene også få trening i styrearbeid og dette vil kunne forenkle rekrutteringen til styret.

7. Fastsette medlemskontingent

Kontingent

Styrets forslag er å beholde samme kontingent som i 2019.

8. Vedta budsjett for kommende år

9. Behandle organisasjonsplan for Glòi Islandshestforening

Glòi Islandshestforening ledes av et styre, bestående av 5 medlemmer og to varamedlemmer:

a. Leder velges for 1 år

b. Nestleder velges for 2 år (partallsår)

c. Sekretær velges for 2 år (oddetallsår)

d. Kasserer velges for 2 år (partallsår)

e. Medlem velges for 2 år (oddetallsår)

f. Medlem velges for 2 år (partallsår)

g. Varamedlem velges for 1 år

Instruks for styret

1. Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndighetens vedtak og bestemmelser.

2. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. (utover §15)

3. Administrere og føre nødvendig kontroll med Glòi IHF’s økonomi i henhold til de for idretten til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser.

4. Representere klubben utad.

Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt.

Glòi IHF forplikter seg til å sende årsrapport til NIHF ́s styre, samt melding til idrettskretsen på oppfordring.

To revisorer

Valgkomitè bestående av;

Leder

2 medlemmer velges for 2 år (1 på valg hvert år)

1 varamedlem velges for et år

Instruks for valgkomité

Valgkomitéen skal søke og finne de best egnede personer til de forskjellige tillitsverv i styret og komitéer. Kandidater skal være forespurt og klare i god tid før årsmøtet. Komitéens innstilling skal offentliggjøres sammen med årsmeldingen.

Representant til Nord-Trøndelag Rytterkretsens ting velges for 1 år.

Representanten bør velges blant styrets medlemmer, fortrinnsvis leder eller nestleder.

Representanter til ting og møter i de organisasjoner foreningen er tilsluttet.

Representanter til Norsk Islandshestforening sitt årsmøte bør blant andre bestå av styrets medlemmer, fortrinnsvis leder eller nestleder.

Øvrige valg i henhold til årsmøte vedtatt organisasjonsplan, § 11, pkt 9.

Jfr loven skal det ved valgene velges representanter fra begge kjønn. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen i foreningen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn. I grupper råd og utvalg mv som består av to eller flere representanter skal begge kjønn være representert.

Valgene skjer etter bestemmelsene i NIF’s lov §2-11.

Glòi har i tillegg følgende komitéer:

Kurskomité

Består av 3 personer og ledes av et fast medlem i styret (fast medlem).

Instruks for kurskomité

Kurskomiteen har ansvaret for at det legges fram for styret forslag til kurs som gir et allsidig tilbud til medlemsmassen. Kurskomiteen skal sørge for instruktører til kurs og har ansvar for å arrangere kursene i Glòi`s regi.

Foran hvert kurs skal det legges fram for styret et kursbudsjett som må godkjennes av styret. Styrets kasserer har det økonomiske ansvar for kurset og utarbeide rutiner for dette.

Komiteen utarbeider årsmelding til styret i Glòi.

Sportskomité

Består av 3 medlemmer, hvorav et av medlemmene er et fast medlem i styret (fast medlem). Sportskomiteen konstituerer seg selv.

Instruks for sportskomité

Sportskomite en har ansvaret for at det legges fram for styret forslag til stevner som gjenspeiler medlems-massens sportslige nivå. Sportskomiteen skal sørge for dommere til stevner og har ansvar for å arrangere sportslige stevner i Glòi`s regi.

Foran hvert stevne skal det legges fram for styret et stevnebudsjett som må godkjennes av styret. Styrets kasserer har det økonomiske ansvar for stevnet og utarbeider rutiner for dette.

Komiteen utarbeider årsmelding til styret i Glòi.

Aktivitetskomitè

Består av 3 personer og ledes av et medlem i styret.

Instruks for aktivitetskomité

Aktivitetskomiteen skal være ansvarlig for andre arrangement som ikke inngår i kurs- og sportskomiteen. Her kan nevnes:

Unghestskue, høstleir, medlemsmøter, Glòi -tur, etc.

Komiteen utarbeider årsmelding til styret i Glòi.

Foran hvert arrangement skal det legges fram for styret et budsjett som må godkjennes av styret. Styrets kasserer har det økonomiske ansvar for arrangementene og utarbeider rutiner for disse.

Komiteen utarbeider årsmelding til styret i Glòi.

10. Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2020

Steinkjer 15.01.2020

Gloi - Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2020

Valgkomiteen har bestått av:

Gry Tveten Aune

Janicke Persen

Vi har samarbeidet godt og gjennomført alle møtene som telefonmøte og chat på Messenger. Mange av medlemmene ønsker å bidra til klubbens arbeid. Det er svært positivt. Med cirka 110 medlemmer og cirka 20 verv er vi avhengig av at alle aktive medlemmer er med og deltar i gjennomføringen av klubbens aktiviteter.

Vi foreslår å fortsette med leder for aktivitetskomiteen som styrets varamedlem, med fast deltakelse på styremøtene. Dette betyr samtidig at nestleder i styret kun har nestlederfunksjon. En slik løsning ble prøvd ut i 2017, og ser ut til å ha fungert bra.

Dersom styret vurderer å se på organisasjonsplanen i det kommende året har valgkomiteen gjort seg noen tanker: For eksempel gjøre dagens vara (leder av aktivitetskomiteen) til fast medlem av styret og heller la hver komiteleder oppnevne en vara fra sin egen komite dersom leder selv ikke kan møte. Da vil medlemmene i komiteene også få trening i styrearbeid og dette vil kunne forenkle rekrutteringen til styret. Dette er kun noen tanker fra valgkomiteen som styret kan ta med seg inn i arbeidet i 2020.

Valgkomiteen har ikke funnet kandidat til 1 revisor. Dersom det ikke lar seg gjøre å finne revisor kan denne oppgaven eventuelt kjøpes, men dette vil være en ekstra kostnad for klubben.

Forslag til valg styret:

Leder: Aurora Buan (1 år)

Nestleder: Gurli Meyer (2 år)

Sekretær: Malin Kristine Austnes (1 år)

Kasserer: Nina Ekle (2 år)

Medlem: Anja Bjerkli (1 år)

Medlem: Lena Kristine Hansen (2 år)

Varamedlem: Marte Finseraas (1 år)

Ungdomsrepresentant: Ingrid Skjervold (ikke på valg)

Sportskomite:

Leder: Anja Bjerkli (1 år)

Medlem: Anne Martine Eggen (ikke på valg)